Organización del Archivo En Una Empresa
Para una buena organización de los documentos de una
empresa, hace falta una actitud positiva, querer organizarlo verdaderamente y
dedicarle el tiempo necesario.
El tiempo que no se dedique a archivar, se debe emplear en
buscar papeles allá donde se encuentran.
La labor de archivar, organizar y gestionar un archivo de
empresa, debe ser llevada a cabo por un profesional de la materia.
Archivar no va a ser mañana más sencillo que hoy pero cada
día que pasa puede hacerlo más difícil.
Los resultados de tener un sistema de archivos que funciona
son siempre positivos y duraderos y merecen ese esfuerzo para tenerlo
organizado y sus documentos localizados. De ahí la importancia de que esta
labor sea organizada por un profesional.
La Importancia De Archivo En Una Empresa Moderna
Un archivo es la memoria colectiva de una empresa y por
tanto es de suma importancia para su supervivencia y su buen funcionamiento.
Para ello precisa que todos estén involucrados en la labor
aunque la gestión y ordenación sea realizada por un profesional especializado y
que el archivo sea fácil de manejar.
El desorden es el conjunto de decisiones aplazadas. Todo
papel encima del escritorio requiere decisiones y para cualquier tipo de
información tenemos tres tipos de decisiones: tirarla, archivarla, actuar sobre
ella.
Tirar es la primera opción. Según Bárbara Hemphill “Si usted
no sabe lo que tiene, o no puede encontrarlo, no vale nada para usted”.
Nos es difícil tirar por los siguientes motivos: el hábito
de ojear, no tener los objetivos claros y el miedo a tirar.
Antes de tirar nos debemos de hacer las siguientes
preguntas:
¿Requiere esto alguna acción por mi parte?
¿Puedo encontrarlo en otro sitio?
¿La información es suficientemente reciente para ser útil?
¿Para que puedo utilizar esta información?
¿Existen implicaciones legales o financieras?
¿Qué es lo peor que me podría pasar si no tengo esta
información?
¿Necesita alguien esta información?
Los conceptos claves de un archivo son funciones, finalidad,
fundamentos y criterios y reglas básicas. Un archivo tiene que permitir al
menos dos funciones: almacenar y recuperar de inmediato.
Aquí Les Dejo un Video De Organización de Archivos
Las Finalidades Del Archivo
En toda organización las finalidades del archivo son:
- Ser el centro de la información y de la documentación.
- Proporcionar los mejores servicios al menor coste.
- Ser un instrumento que ayude a conocer el funcionamiento de otros servicios.
- Asegurar la conservación de los documentos.
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