¿ Que Es Gestión Documental ?
La gestión documental es el conjunto de tecnologías, normas
y técnicas que permiten a la empresa administrar su flujo de documentos a lo
largo de el ciclo de vida del mismo, ya sea bien mediante técnicas manuales o aplicando tecnologías que
permiten alcanzar cotas más altas de rendimiento, funcionalidad y
eficiencia. En este último caso los
sistemas de gestión documental pueden enlazar información contenida en bases de
datos de otros sistemas como los ERP´s con documentos y bibliotecas.
La misión principal de un sistema de gestión documental es
el rastreo almacenamiento y organización de documentos electrónicos o imágenes
de documentos en papel. Estos documentos a diferencia de la información
almacenada en un ERP no tienen una
organización clara de contenido, es lo que en técnicamente se denomina como información des estructurada. Las
organizaciones empresariales tienen que manejar en su gestión diaria, gran
cantidad de información de este tipo. Además a efectos legales y de
funcionamiento interno, muchas veces son necesarios este tipo de documentos. El
objetivo principal de la gestión
documental es racionalizar dentro de lo posible el uso de este tipo de
información.
Los sistemas de gestión documental han de ofrecer medios de almacenamiento,
seguridad, capacidad de recuperación e indexación. Los documentos han de estar
siempre disponibles que se necesiten de manera rápida y sencilla.
En lo que a seguridad se refiere son dos las principales
funciones de un sistema de gestión documental:garantizar la integridad de los
documentos, evitando perdidas o deterioros de los mismos y restringir el acceso
a la documentación solamente a las personas autorizadas. Respecto a la indexación, solamente hay que
decir que los documentos han de ser recuperables fácilmente por los usuarios,
ya sea por jerarquías, búsqueda por texto o mediante sistemas de carpetas, para
que se emplee el mínimo tiempo posible en este tipo de tareas.
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