Sistemas De Clasificacion de Archivo

El Archivo y su Sistema de Clasificación Documental

En este sistema se considera al archivo como un conjunto de elementos interrelacionados dinámicamente, no como un mueble o deposito con estantería, sino una unidad vital que refleja las funciones, las actividades y los objetivos de una entidad u oficina, cuyo fin último es el servicio.

Nuestro sistema recibe el nombre de sistema ORFUAS el cual consiste en clasificar toda la documentación por: Organización, Funciones, y Asuntos.

•  Clasificación Orgánica:

Consiste en la utilización de la estructura orgánica de la Institución para clasificar los documentos.

•  Clasificación por funciones:

Consiste en la clasificación de los documentos de acuerdo con las funciones y actividades de la Institución.

•  Clasificación por asuntos o materias.

Consiste en la clasificación de los documentos, basada en los asuntos o materias a la que se refiere el documento.

Estructura orgánica en guías a colores estandarizados:

NUMERAL	AMBITO DE ACCIÓN	COLOR
2	Ámbito Institucional…. Mayor Jerarquía	Rojo
3	Órganos Decisorios…. Administración	Amarillo
4	Órganos Ejecutores…. Departamentos o Escuelas	Celeste
06	Coadyuvantes a Ejecutores…. Unidades	Verde
025	Tipos o Asuntos…. Solicitud	Naranja

Proceso o tratamiento que se da a la documentación en el Centro de Archivo.

Los Archivos de gestión procedentes de las diferentes oficinas, se reciben en el Centro de Archivo cada inicio de año, luego se procede a revisar los tipos documentales con base a la lista de remisión (instrumento descriptivo que elaboran las secretarias.)

Asimismo se ordena tomando en cuenta la estructura orgánica (origen / procedencia) las funciones o el asunto; por lo que procedemos a clasificar por medio del Manual de Clasificación (Herramienta que permite el control, conocimiento y acceso a la información y a los documentos).

Posterior a esta acción se envía la documentación a la estantería ordenando por año.

Esta documentación se mantiene en un solo lugar para evitar pérdidas o apropiaciones indebidas por parte de los funcionarios o particulares.

Es responsabilidad del personal mantener la información en buen estado físico, evitando exponerla a condiciones de humedad o temperatura que la deterioren.

“En un Archivo de oficina clasificar es determinar en cual carpeta se va a colocar un documento según su relación con otros documentos. En un archivo central o histórico clasificar es planificar y agrupar los documentos que por su misma procedencia deben permanecer juntos.”